Mettre les PDF et documents à disposition dans un format accessible

Mis à jour le 1er octobre 2026 · Rédaction : Plein Accès

Choisir le format selon l’usage

Un document accessible doit permettre de retrouver et de comprendre les informations nécessaires à l’action. Le format PDF peut être utile pour conserver une présentation ou un téléchargement, mais il ne doit pas être choisi par habitude. Pour une information consultée sur mobile ou souvent mise à jour, une page HTML peut être plus adaptée. Examinez la fonction du document avant de décider entre correction du PDF, nouvelle production et alternative dans un autre format.

La qualification des obligations et des contenus exemptés dépend du cadre applicable. Le guide du champ RGAA et EAA prépare cette analyse. Ici, le travail porte sur la structure, les contenus et les preuves de lecture. Une conversion automatique ou une reconnaissance de caractères ne constitue pas à elle seule une réception de l’accessibilité du fichier produit.

Repartir du fichier source lorsque c’est possible

Demandez le document de production : traitement de texte, présentation ou outil de mise en page. Les titres, les listes et les tableaux doivent être structurés dans cette source pour faciliter un export cohérent. Corriger uniquement le PDF peut être nécessaire si la source manque, mais le même défaut risque de revenir au prochain export. Le devis doit distinguer la remédiation d’un fichier et l’amélioration de la chaîne de production.

Inventoriez les documents par fonction et par complexité. Une notice, un formulaire et un rapport avec tableaux ne demandent pas le même travail. Donnez des exemples représentatifs sans données personnelles. Relevez les mises à jour habituelles et les personnes qui publient les fichiers. Le prestataire doit pouvoir proposer un périmètre réaliste et expliquer les limites des documents qu’il n’a pas reçus.

Examiner la structure et l’ordre de lecture

Les titres doivent organiser le contenu et permettre une navigation compréhensible. L’ordre de lecture doit suivre le sens du document, notamment dans une présentation en colonnes ou avec encadrés. Les tableaux demandent une structure qui explique la relation entre données et en-têtes. Une restitution linéaire doit rester interprétable. Demandez au rapport les pages ou éléments concernés et une explication textuelle de l’obstacle.

Les images doivent être analysées selon leur fonction. Une illustration décorative et un graphique qui porte l’information n’appellent pas la même réponse. Une alternative doit transmettre les éléments utiles à la compréhension, sans inventer des chiffres ou une interprétation absente du document. Pour un graphique complexe, un texte ou un tableau adjacent peut être nécessaire. Les modalités doivent être vérifiées dans la méthode de test retenue.

Tester les liens et les formulaires

Un document peut contenir des liens, des champs et des actions. Leur nom doit permettre de comprendre l’usage, et la progression doit être vérifiée avec les moyens de navigation prévus. Préparez des scénarios fictifs pour les formulaires téléchargeables. Si le document demande une impression et un envoi, vérifiez aussi la clarté des instructions. Le service rendu ne se limite pas à l’ouverture du fichier dans un lecteur.

Les contrôles automatiques peuvent repérer certaines erreurs de structure, mais la lecture doit être examinée par une personne avec l’environnement convenu. Le W3C présente les limites générales de l’évaluation par outils seuls. Le guide de l’audit manuel aide à comprendre cette complémentarité. Les résultats doivent être rattachés au document livré et à sa version, pas à une source qui a encore changé.

Recevoir et maintenir les documents

La réception doit porter sur des résultats : navigation par titres, ordre cohérent, tableaux compréhensibles et interactions utilisables selon le périmètre retenu. Demandez les fichiers sources corrigés lorsque le contrat le prévoit. Une livraison sans source peut limiter votre capacité à maintenir le résultat. Conservez les instructions d’export et les contrôles à effectuer après modification d’un contenu.

Pour les volumes importants, commencez par un inventaire et une sélection représentative, puis faites préciser le traitement du reste. Une prestation sur quelques fichiers ne prouve pas l’accessibilité de tout le fonds documentaire. Le guide de formation aide à prévoir une pratique éditoriale qui évite le retour des défauts. Si vous choisissez une alternative HTML, vérifiez qu’elle fournit les informations et fonctions équivalentes nécessaires au lecteur.

Questions sur les PDF

Un PDF issu d’un scan devient-il accessible après OCR ?

L’OCR récupère du texte. La structure, l’ordre de lecture et les informations portées par les images doivent encore être examinés et, si nécessaire, corrigés.

Faut-il toujours garder le PDF ?

Le besoin d’usage décide du format. Une alternative HTML peut être adaptée, mais elle doit fournir les informations et les fonctions utiles, sans retirer un élément nécessaire.

Comment éviter de corriger le même défaut à chaque publication ?

Travaillez sur la source et sur les instructions d’export. Formez les personnes qui créent les documents et prévoyez une vérification du fichier final après modification.

Sources vérifiées le 1er octobre 2026

W3C : document de référence